E-Rechnung im Onlineshop:
Was ab 2027 gilt

Was eine E-Rechnung ist, und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland üblich sind XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein PDF mit eingebetteten XML-Daten, das für Menschen lesbar bleibt. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht aus. Eine normale PDF-Rechnung per Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Wichtig für die Praxis: Eine Datei mit Formatfehlern zählt nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Ob die Datei technisch stimmt, sieht man ihr nicht an. Deshalb gehört jede Rechnungsart einmal durch einen Validator, bevor sie an Kunden geht.

Was das für Ihren Onlineshop bedeutet

Verkaufen Sie nur an Privatkunden, ändert sich an Ihren Shop-Rechnungen nichts. Verkaufen Sie auch an Unternehmen in Deutschland, muss für diese Bestellungen eine E-Rechnung entstehen, und zwar für Rechnungen, Gutschriften und Stornorechnungen gleichermaßen.

Die eigentliche Frage ist, woran der Shop einen Geschäftskunden erkennt. Typische Merkmale sind ein ausgefülltes Firmenfeld, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder eine eigene Kundengruppe für Händler. Schwierig wird es bei Gastbestellungen und bei Firmen, die wie Privatkunden bestellen. Hier entscheidet sich, ob die Umstellung im Alltag sauber läuft.

Es geht auch einfacher: Die hybride ZUGFeRD-Rechnung ist ein normales PDF mit eingebetteten Daten. Privatkunden sehen darin eine gewöhnliche Rechnung, die Buchhaltung eines Geschäftskunden liest die Daten maschinell aus. Wer sie für alle Bestellungen erzeugt, muss im Shop gar nicht erst unterscheiden. Ob das für Ihren Shop passt, klären Sie am besten kurz mit Ihrer Steuerberatung.

E-Rechnung in Shopware: Was das System selbst kann

Seit Version 6.6.10.0 erzeugt Shopware E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format nach EN 16931. Beim Erstellen eines Dokuments lassen sich die ZUGFeRD-Varianten einblenden: die Daten als eigene XML-Datei oder eingebettet in die gewohnte PDF-Rechnung. Das funktioniert für Rechnungen, Gutschriften und Stornorechnungen. Über den Flow Builder entstehen die E-Rechnungen automatisch, etwa sobald eine Bestellung einen bestimmten Status erreicht. Mit Shopware 6.7.9 sind weitere Dokumente im ZUGFeRD-Format dazugekommen.

Wir erzeugen E-Rechnungen in unserem eigenen Shopware-Betrieb selbst. Dabei zeigt sich schnell: Die Funktion ist nur so gut wie die Daten dahinter. Diese Punkte müssen stimmen:

• Unternehmensdaten – Firmenname, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. und Bankverbindung. Die E-Rechnung übernimmt die Werte aus den Einstellungen der Dokumente. Fehlt dort etwas, scheitert die Erzeugung oder spätestens die Prüfung.
• Kundenadressen – Firmenname und Anschrift des Geschäftskunden müssen vollständig sein, auch bei Gastbestellungen.
• Eigene Vorlagen – Wer das Rechnungslayout in Shopware mit einer Erweiterung verändert, sollte testen, ob die PDF mit eingebetteten Daten danach noch gültig ist.
• Shopware-Version – Shops vor 6.6.10 brauchen ein Update auf eine aktuelle Version oder eine Erweiterung, die die E-Rechnung nachrüstet.

Ein Plugin oder die Warenwirtschaft bleibt sinnvoll, wenn Sie an Behörden liefern und dafür eine XRechnung mit Leitweg-ID brauchen, wenn die Rechnungen ohnehin außerhalb des Shops entstehen oder wenn noch Shopware 5 im Einsatz ist.

Drei Wege zur E-Rechnung

• Im Shop – Shopware ab 6.6.10 erzeugt ZUGFeRD selbst. Bei älteren Versionen oder Sonderfällen wie XRechnung übernimmt eine Erweiterung.
• In der Warenwirtschaft – Schreibt Ihre Warenwirtschaft die Rechnungen, wird die E-Rechnung dort erzeugt. Dann muss die Anbindung an den Shop sauber funktionieren.
• In der Buchhaltungssoftware – Manche Händler lassen Rechnungen für Geschäftskunden direkt aus dem Buchhaltungsprogramm erstellen. Das kann bei wenigen B2B-Bestellungen reichen.

WooCommerce und andere Shopsysteme

Ein Shop mit WooCommerce erstellt von Haus aus gar keine Rechnungen. Rechnungen und E-Rechnungen kommen dort aus einer Erweiterung, und für die gilt dieselbe Messlatte: ZUGFeRD ab 2.0.1 oder XRechnung, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL, jede Rechnungsart einmal geprüft. Bei Shopify, JTL-Shop, Gambio und anderen Systemen hängt die Lösung davon ab, wo die Rechnungen heute entstehen, oft in einer App oder in der Warenwirtschaft.

// Checkliste

Checkliste vor dem Stichtag

• Umsatz 2026 klären – Liegt der Gesamtumsatz über 800.000 €, gilt die Pflicht ab Januar. Das sollten Sie mit der Steuerberatung vor Jahresende wissen, nicht erst beim Jahresabschluss.
• Shopware-Version prüfen – Ab 6.6.10 ist ZUGFeRD an Bord, ältere Versionen brauchen ein Update oder eine Erweiterung.
• Stammdaten vervollständigen – Unternehmensdaten, Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung und Zahlungsbedingungen.
• Geschäftskunden erkennen – Festlegen, ob Firmenfeld, USt-IdNr. oder Kundengruppe zählt, und Gastbestellungen mitdenken.
• Testbestellungen durchspielen – Mit Rabatt, Gutschein, Versandkosten und gemischten Steuersätzen, dazu eine Gutschrift und ein Storno.
• Jede Rechnungsart validieren – Erst wenn der Validator keine Fehler meldet, ist die Datei eine E-Rechnung.
• Versandweg festlegen – Als Mail-Anhang, im Kundenkonto oder beides. Eine Zustimmung der Geschäftskunden brauchen Sie für echte E-Rechnungen nicht.
• Archivierung klären – E-Rechnungen werden im strukturierten Format aufbewahrt, nicht nur als Ausdruck oder Bild.
• Empfang nicht vergessen – Auch Ihre Lieferanten schicken E-Rechnungen, und die muss Ihre Buchhaltung lesen können.

Was wir für Sie tun

Wir prüfen, welche Rechnungen in Ihrem Shop betroffen sind, wo sie heute entstehen und welcher Weg am wenigsten Aufwand macht. In Shopware nutzen wir den Standard, wo er reicht, und greifen nur zu Plugin oder Warenwirtschaft, wo es nötig ist. Danach passen wir Rechnungsvorlagen und Abläufe an, spielen die Testbestellungen aus der Checkliste durch, prüfen jede Datei mit einem Validator und achten darauf, dass Gutschriften und Stornos mitlaufen. Das gilt auch für Shops, die eine andere Agentur gebaut hat. Was es kostet, sagen wir Ihnen vorher, ohne Mindestlaufzeit. Die steuerliche Beurteilung bleibt bei Ihrer Steuerberatung.

Jetzt planen, nicht im Dezember

Bis zum Stichtag bleiben knapp drei Monate, und der Dezember ist für viele Händler der umsatzstärkste Monat. Wer jetzt umstellt, kann im November in Ruhe testen und mit der Buchhaltung abstimmen. Wer bis kurz vor Jahresende wartet, konkurriert mit vielen anderen Händlern um dieselben Entwickler. Das gilt besonders, wenn vorher noch ein Shopware-Update nötig ist.