// Automatisierung mit n8n
Wiederkehrende Aufgaben zwischen E-Mail, Shop, Buchhaltung und Warenwirtschaft laufen automatisch, KI übernimmt das Lesen, Sortieren und Zusammenfassen. Wir bauen die Abläufe in n8n, auf Wunsch auf Ihrem eigenen Server. Zum Festpreis, ohne Mindestlaufzeit.
// Leistungen
Typische Abläufe, die heute Zeit kosten, weil jemand Daten von einem Programm ins nächste überträgt:
Eingehende Mails nach Thema und Dringlichkeit einordnen, an die richtige Stelle weiterleiten und auf Wunsch mit einem Antwortentwurf versehen.
PDF-Rechnungen auslesen, Beträge und Lieferanten erkennen und die Daten an die Buchhaltung übergeben, statt sie abzutippen.
Neue Anfragen aus Formular, Mail oder Shop erfassen, um Firmendaten ergänzen, bewerten und an die zuständige Person weitergeben.
Lagerbestände und Produktdaten zwischen Shopware, Marktplätzen wie Amazon und eBay und der Warenwirtschaft abgleichen.
Wöchentliche oder monatliche Auswertungen aus Shop, Search Console, Analytics und Werbekonten automatisch erstellen und per Mail verschicken.
Shopware, WordPress, CRM, Buchhaltung und KI-Dienste wie OpenAI, Claude oder DeepL über Schnittstellen und Webhooks zusammenbringen.
// Werkzeug
Alle drei verbinden Programme zu automatischen Abläufen. Der Unterschied liegt bei Kosten, Daten und Grenzen.
Gut für den Einstieg
Womit wir arbeiten
Ehrlich gesagt: Für zwei, drei einfache Abläufe mit wenigen Durchläufen reicht Zapier oft völlig. n8n lohnt sich, wenn es viele Ausführungen, sensible Daten oder komplexere Logik gibt.
In unseren eigenen Projekten laufen mehrere Abläufe vollautomatisch:
Automatisierung muss nicht immer ein großes Werkzeug sein. Die Live-Rankings auf unserer SEO-Seite holt ein kleines Programm jeden Morgen per Cronjob für sechs Websites aus der Google Search Console, prüft sie und legt sie bereit, ohne dass jemand eine Taste drückt. Auf findasponsor.de bekommen Unternehmen jede Woche automatisch eine Mail mit neuen passenden Profilen. Ob n8n, ein Skript auf dem Server oder eine Funktion direkt im Shop am besten passt, entscheiden wir nach Ihrer Aufgabe.
Am meisten bringt Automatisierung bei Aufgaben, die oft vorkommen, immer ähnlich ablaufen und heute von Hand zwischen zwei Programmen hin und her kopiert werden. Typisch sind Bestelldaten, die in die Buchhaltung müssen, Anfragen, die sortiert werden wollen, oder Berichte, die jede Woche gleich zusammengestellt werden. Wie viel Zeit das spart, schätzen wir vorab anhand Ihrer echten Abläufe, statt pauschale Zahlen zu versprechen.
Viele Abläufe brauchen keine KI, sondern klare Regeln. KI kommt dort ins Spiel, wo unstrukturierte Inhalte verstanden werden müssen: eine Mail einordnen, Daten aus einer PDF-Rechnung lesen, einen langen Text zusammenfassen oder einen Antwortentwurf schreiben. Wo es um Geld oder Kunden geht, bauen wir eine Freigabe ein, damit ein Mensch das Ergebnis prüft, bevor etwas passiert.
n8n lässt sich selbst betreiben. Dann bleiben die Daten bei Ihnen, und es fallen keine Gebühren pro Ausführung an, nur die Kosten für den Server. Wir richten die Installation mit Updates, Backups und Zugangsschutz ein, auf Wunsch auf einem eigenen Server, etwa bei Timme. Für besonders sensible Daten lassen sich KI-Modelle auch lokal betreiben, etwa mit Ollama, sodass nichts an einen KI-Anbieter geht.
Bevor Daten an einen KI-Dienst gehen, klären wir, welche Daten das sind und ob es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gibt. API-Schlüssel liegen auf dem Server, nicht im Browser. Personenbezogene Daten gehen nur dorthin, wo es rechtlich passt, oder wir entfernen sie vorher.
Bei Shopware lässt sich vieles direkt im Shop lösen, als KI-Aktion im Flow Builder, ohne zusätzliches Werkzeug. n8n nehmen wir, wenn mehrere Systeme beteiligt sind, etwa Shop, Warenwirtschaft und Buchhaltung, oder wenn eine Anbindung an die Warenwirtschaft fehlt.
Hier geht es um Abläufe im Hintergrund. Soll KI direkt mit Ihren Kunden sprechen, als Chatbot auf der Website oder KI-Telefonassistent, oder wollen Sie Social-Media-Beiträge automatisch planen lassen, nutzen wir oft dieselbe Technik, aber mit eigenem Aufbau.
Wenn eine Aufgabe nur ein paarmal im Monat vorkommt, jedes Mal anders aussieht oder sich die beteiligten Programme ständig ändern, kostet der Aufbau mehr, als er spart. Ein schlechter Ablauf wird durch Automatisierung auch nicht besser, nur schneller. Dann räumen wir zuerst den Ablauf auf oder raten ab.
Sie bekommen vorab einen Festpreis, ohne Mindestlaufzeit.
Dazu kommen die Kosten für den Server und für KI-Dienste, die nach Verbrauch abgerechnet werden. Beides rechnen wir vor dem Start mit Ihren Mengen durch.
// Ablauf
Welche Aufgaben kosten Zeit, welche Programme sind beteiligt, wo passieren Fehler?
Ein erster Ablauf mit echten Daten, damit Sie sehen, ob es funktioniert, bevor Sie mehr investieren.
Abläufe mit Fehlerbehandlung, Protokoll und Freigaben, wo nötig.
Dokumentation und Einführung, damit Sie einfache Änderungen selbst machen können.
Benachrichtigung bei Fehlern, Updates von n8n, Anpassung, wenn sich ein Programm ändert.
// Automatisierung anfragen
Beschreiben Sie kurz den Ablauf und die beteiligten Programme. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob sich eine Automatisierung lohnt und was sie ungefähr kostet.
// Häufige Fragen
n8n ist eine Plattform, mit der sich Programme und Dienste zu automatischen Abläufen verbinden lassen, mit über 400 fertigen Anbindungen. Der Quelltext ist offen einsehbar, und n8n lässt sich auf dem eigenen Server betreiben.
Zapier und Make rechnen pro Ausführung ab und laufen auf den Servern des Anbieters. n8n lässt sich selbst betreiben, kostet dann keine Gebühren pro Ausführung und erlaubt eigene Logik mit JavaScript oder Python. Für wenige einfache Abläufe kann Zapier trotzdem die bessere Wahl sein, das sagen wir Ihnen ehrlich.
Nicht im strengen Sinn. Der Quelltext ist öffentlich und die Nutzung im eigenen Unternehmen ist kostenlos. Die Lizenz, die Sustainable Use License, schränkt aber zum Beispiel den Weiterverkauf als eigenen Dienst ein. Für den Einsatz in Ihrem Betrieb spielt das keine Rolle.
Das hängt davon ab, welche Daten wohin gehen. Wir klären das vor dem Start: n8n auf Ihrem eigenen Server, KI-Dienste mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder lokale Modelle, wenn Daten Ihr Haus nicht verlassen sollen.
Das lässt sich pauschal nicht seriös sagen. Wir schätzen es vorab anhand Ihrer echten Abläufe: wie oft eine Aufgabe vorkommt, wie lange sie heute dauert und wie viel davon automatisch laufen kann.
Sie bekommen vorab einen Festpreis, ohne Mindestlaufzeit. Dazu kommen Server- und KI-Kosten nach Verbrauch.
Nein. Es gibt keine Mindestlaufzeit. Aufbau, Anpassungen und Betreuung rechnen wir nach tatsächlichem Aufwand ab.
Ja. Sie bekommen eine Dokumentation und eine Einführung, damit Sie einfache Änderungen selbst vornehmen können. Größere Umbauten übernehmen wir.
Ja. Automatisierungen entstehen komplett aus der Ferne, Abstimmungen laufen per Telefon, Teams oder WhatsApp.
Nein. Für einen einzelnen, festen Ablauf reicht oft ein kleines Skript auf dem Server, das per Cronjob läuft, so wie die täglichen Ranking-Berichte auf unserer eigenen Website. n8n lohnt sich, wenn mehrere Abläufe und Systeme zusammenkommen und Sie Abläufe später selbst anpassen wollen.
Ja, über die Admin-Schnittstelle von Shopware und über Webhooks. So lassen sich etwa neue Bestellungen an die Buchhaltung übergeben, Bestände abgleichen oder Kundenanfragen weiterleiten. Was direkt im Shop bleiben kann, lösen wir als Aktion im Flow Builder.
Jeder Ablauf bekommt eine Fehlerbehandlung und eine Benachrichtigung, damit nichts still liegen bleibt. Wo es um Geld oder Kunden geht, prüft ein Mensch das Ergebnis, bevor etwas passiert.
Ja, das nutzen wir selbst. Ein n8n-Ablauf lässt die KI einen Beitrag schreiben, erstellt das Bild im passenden Format und veröffentlicht ihn über die Schnittstellen der Plattformen, auf Wunsch erst nach Ihrer Freigabe per E-Mail oder WhatsApp.
Ja. Bei uns entstehen Vorschaubilder für Videos automatisch, etwa aus Titel, Vorlage und Bildmaterial. So sehen alle Thumbnails einheitlich aus, ohne dass jedes einzeln gestaltet werden muss.